Esto
se ha logrado gracias a un acuerdo de colaboración como parte de las
iniciativas de digitalización del Archivo General de Puerto Rico y del
Instituto de Cultura Puertorriqueña
elnuevodia.com
lunes, 27 de febrero de 2023.
Por Shakira Vargas Rodríguez
Investigar, identificar,
acordar, digitalizar, evaluar y aprobar son muchas de las acciones que
con rigurosidad se han puesto en práctica para trabajar con documentos
patrimoniales sobre Puerto Rico resguardados fuera de la isla y, por
consecuencia, de poca disponibilidad para el público general.
El beneficio será no solo para los investigadores que tienen un interés
particular en lo que es nuestra historia y nuestra relación con España,
sino para cualquier persona que desee conocer acerca de su pasado y su
historia.
Esto surge como parte de las iniciativas de digitalización del Archivo
General de Puerto Rico y del Instituto de Cultura Puertorriqueña (ICP),
financiado por fondos federales ARPA (Plan de Rescate Americano, por sus
siglas en inglés), que van dirigidos al rescate cultural.
El proyecto inició cuando, por espacio de una semana, parte del equipo
de trabajo del ICP, junto a su director ejecutivo, el profesor Carlos
Ruiz Cortés visitaron cuatro archivos estatales españoles con el fin de
evaluar una selección de la documentación disponible y establecer un
plan de trabajo para fomentar su acceso.
“Es una oportunidad buenísima porque nosotros le estamos abriendo las
puertas a las próximas generaciones para poder continuar este legado, no
solo con esta, sino también con distintos proyectos e iniciativas que se
han hecho”, indicó la archivera general Hilda Teresa Ayala.
De acuerdo con esta profesional, quien trabaja en la digitalización del
Archivo General desde el 2020, la Fundación Andrew W. Mellon fue el ente
propulsor que les dio la oportunidad de continuar buscando opciones para
ampliar el proyecto de digitalización, que se enfoca en documentos de
Puerto Rico que están en el Archivo General, para que sean
digitalizados, por lo que tienen actualmente un área designada con
equipos de digitalización que se adquirieron en la primera fase del
proyecto.
“Entre 2021 y 2022, surgió la oportunidad de trabajar con los fondos
ARPA, a los que les presentamos una serie de propuestas desde el ICP
para digitalizar documentos desde el Archivo General, pero enfocados en
documentos que están en España, al igual que otros documentos que están
en los Estados Unidos y aquí en Puerto Rico, pues también tenemos otras
dos propuestas para trabajar en la digitalización de la Biblioteca
Nacional y del ICP. Así que estos son los cuatro proyectos con los que
estamos trabajando actualmente”, precisó Ayala.
Proceso aprendido de República Dominicana
Ruiz Cortés explicó cómo para este proceso de digitalización utilizaron
como guía la labor realizada por República Dominicana, que a su vez los
puso en contacto con el Ministerio de Cultura y Deporte de España.
“Antes de nosotros poder lograr esto, ya hubo una conversación en el año
2018 en República Dominicana. Así que cuando firmamos el acuerdo de
colaboración, también tuve la dicha de conocer la gestión del Archivo
General de la Nación en República Dominicana, dirigido por el doctor
Roberto Cassá. Es allí donde este me muestra cómo incorporan un proyecto
de digitalización en España, junto con el Ministerio de Cultura y el
sistema de archivos y bibliotecas de ellos. Quedé sumamente complacido
con lo que ellos estaban haciendo y también asombrado de que nosotros
como pueblo, a través del lCP, en algún momento pudiésemos lograrlo”,
explicó el director ejecutivo del ICP.
“Acercar” los archivos españoles a la isla
En cuanto a los documentos de España, una de las dificultades que tiene
un proyecto como este y que precisamente fue la razón principal por la
que se optó trabajar con documentos que están fuera de Puerto Rico, es
lo complicado y costoso que resulta viajar hasta España para hacer
investigación, donde hay que estar por un periodo de una o dos semanas.
Por tal razón, la archivera general explica que han trabajado de la mano
con los directores de archivo en España, quienes les presentaron una
selección preliminar dentro de sus amplios archivos españoles, y que
abarcan desde el siglo 16 hasta el siglo 20.
“Empezamos conversaciones en el 2021, el año pasado le dimos
continuación y dentro de ello pudimos firmar el acuerdo recientemente.
Nos enseñaron nuevas vías de qué existe sobre Puerto Rico en archivos
que se encuentran en España. Los mismos directores de cada archivo ya
habían hecho un proceso de análisis de qué ellos entienden que se puede
encontrar sobre Puerto Rico en dichos archivos”, añadió Ruiz Cortés
acerca de esa primera fase de buscar e identificar los documentos
patrimoniales.
Para lograr este proyecto, el Ministerio de Cultura y Deporte de España
y el ICP firmaron el pasado 16 de enero de 2023 un Memorando de
Entendimiento que dará las herramientas necesarias para que ambas
organizaciones establezcan parámetros de colaboración de beneficio
mutuo, a corto, mediano y largo plazo.
“Una de las cosas más importantes que surgió de esta iniciativa es que
vamos a poder tener un plan, porque obviamente los fondos que nosotros
tenemos son finitos, así que lo que haremos es una muestra y la realidad
es que solamente estamos trabajando con cuatro archivos, pero en España
hay otros tres archivos que también tienen documentación de Puerto Rico,
además de la Biblioteca Nacional de España, que eventualmente habría que
ver la manera de cómo los vamos incluyendo”, detalló Ayala.
Los fondos documentales se extienden desde el inicio del siglo XVI hasta
mediados del siglo XX y las temáticas abarcan: la Audiencia de Santo
Domingo, el Consejo de Indias, cartas de los gobernadores de Puerto Rico
y el Cabildo, las Cruzadas, aspectos financieros del Tesoro y Hacienda,
el Consejo y la Secretaría de Guerra, asuntos religiosos, repartición de
tierras, masonería, asuntos políticos, de relaciones internacionales y
turismo de la embajada de España en la isla, entre otros.
“No todos los fondos documentales están procesados, o sea, no están
disponibles para el público. Así que esto conlleva una labor de
investigación de parte de los mismos archivos para poder ayudarnos y
apoyarnos en esta misión que nosotros teníamos. Ellos nos proveen esta
lista y luego nosotros visitamos España para poder hacer la selección
preliminar de esos documentos”, explicó la archivera general con
relación a la visita realizada a principios de enero en la que
estuvieron participando junto con los directores para evaluar las
colecciones documentales.
Como meta, tendrán hasta diciembre del 2024 para concluir el proyecto y
hacerlo público para beneficio y disfrute de Puerto Rico en una
plataforma digital. Esa primera fase aspira a incluir la selección final
de los documentos, los tratamientos de conservación cuando sea
necesario, la descripción de los expedientes, su digitalización, control
de calidad y disponibilidad al público a través del repositorio digital
del Archivo General de Puerto Rico y la plataforma PARES.
Digitalización: Un proceso lleno de fases
Cuando se habla de digitalización, Ayala especifica que no solamente se
trata de capturar un documento con una cámara o con un escáner, sino que
hay unos procesos que tienen que realizarse previo a la digitalización,
que incluye las fases de la preservación, la descripción y el acceso.
“En España, muchos de los documentos no están del todo descritos ni
procesados. Esto quiere decir que, en este modo de intercambio,
tendríamos que apoyar ese proceso de descripción de los documentos para
que cuando se suban a la plataforma digital, los investigadores lo
puedan recuperar de manera rápida y eficiente. Así estaríamos apoyando
la preservación, la descripción y el acceso”, explicó.
Los documentos textuales que se están trabajando dentro de esta primera
fase, son documentos a manuscrito, pero también se han evaluado planos,
dibujos, mapas y algunas fotografías.
“Cuando terminemos de hacer esa selección final, sabremos qué cabe
dentro de nuestro presupuesto, porque soñamos en hacer mucho, pero
todavía hasta que no tengamos el presupuesto bien organizado, pues
podría variar. Pero, la gran mayoría de los documentos que nosotros
vamos a estar trabajando son documentos textuales”, agregó la archivera
general.
Mientras Ayala enfatiza que el proceso de digitalización tiene numerosas
fases, actualmente en el Archivo General, en este proyecto en específico
son 12 personas en total -todas mujeres-, que además de ella, incluye:
conservadores, técnicos de conservación, metadatos, técnicos de
digitalización, técnicos de control de calidad y la gerente de proyecto,
así como programadores para hacer el diseño de la base de datos y del
repositorio digital. Asimismo, cuentan con apoyo externo para evaluar
legalmente los objetos que están trabajando, porque hay algunas
colecciones que tienen aún restricciones de derecho o son inciertas, lo
que significa que tienen a un abogado y un especialista en el diseño de
los servidores donde va a vivir toda esta información.
Beneficio de la digitalización
Desde hace unas décadas se ha establecido que la digitalización, cuando
se trabaja desde la perspectiva de la preservación digital, provee la
opción de que si el documento original, por alguna razón perece ante un
evento atmosférico, un accidente o sean robados, ya se tenga una versión
digital de este objeto.
“Obviamente, esto no reemplaza para nada ese objeto original que tiene
valor en sí, valor intrínseco por las características que lo hacen.
Pero, en este caso, a través del proceso de digitalización podemos tener
esta copia de ese documento en caso de que le suceda algo a ese
original”, dijo Ayala.
Del mismo modo, la archivera general señaló que este proyecto va a
redundar en beneficio a todo el pueblo de Puerto Rico, tanto aquí como
fuera del país, a través de la digitalización y del acceso de las
plataformas que están desarrollando y a las que le llaman “repositorio
digital”, que será el lugar en el que se podrán acceder estos
documentos.
Para esta primera fase, los archivos evaluados que mantiene
documentación de Puerto Rico incluyen el Archivo General de Simancas en
Valladolid, el Archivo General de la Administración en Alcalá de
Henares, el Archivo General de Indias en Sevilla y el Centro Documental
de la Memoria Histórica en Salamanca.
Aunque el proyecto es muy ambicioso, la cantidad de documentos aún
disponibles en los archivos españoles requiere de una inversión continua
de fondos y por los menos 10 años para concluir la totalidad de los
documentos referentes a Puerto Rico.
“Se está haciendo un trabajo muy, muy óptimo, también de unos estándares
federales y universales, donde se puede apreciar, pero también utilizar
en cualquier parte del mundo la historia documental de Puerto Rico.
Seremos también uno de los pocos países que tienen estos sistemas de
archivo digital y, adicional a ello, seríamos la segunda nación que
estaría haciendo un trabajo parecido con España, según nos indicaron. Ya
República Dominicana está para finalizar y nosotros estamos iniciando”,
concluyó Ruiz Cortés.
|
