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Investigar, identificar, acordar, digitalizar, evaluar y aprobar son muchas de las acciones que con rigurosidad se han puesto en práctica para trabajar con documentos patrimoniales sobre Puerto Rico resguardados fuera de la isla y, por consecuencia, de poca disponibilidad para el público general.

El beneficio será no solo para los investigadores que tienen un interés particular en lo que es nuestra historia y nuestra relación con España, sino para cualquier persona que desee conocer acerca de su pasado y su historia.

Esto surge como parte de las iniciativas de digitalización del Archivo General de Puerto Rico y del Instituto de Cultura Puertorriqueña (ICP), financiado por fondos federales ARPA (Plan de Rescate Americano, por sus siglas en inglés), que van dirigidos al rescate cultural.

El proyecto inició cuando, por espacio de una semana, parte del equipo de trabajo del ICP, junto a su director ejecutivo, el profesor Carlos Ruiz Cortés visitaron cuatro archivos estatales españoles con el fin de evaluar una selección de la documentación disponible y establecer un plan de trabajo para fomentar su acceso.

“Es una oportunidad buenísima porque nosotros le estamos abriendo las puertas a las próximas generaciones para poder continuar este legado, no solo con esta, sino también con distintos proyectos e iniciativas que se han hecho”, indicó la archivera general Hilda Teresa Ayala.

De acuerdo con esta profesional, quien trabaja en la digitalización del Archivo General desde el 2020, la Fundación Andrew W. Mellon fue el ente propulsor que les dio la oportunidad de continuar buscando opciones para ampliar el proyecto de digitalización, que se enfoca en documentos de Puerto Rico que están en el Archivo General, para que sean digitalizados, por lo que tienen actualmente un área designada con equipos de digitalización que se adquirieron en la primera fase del proyecto.

“Entre 2021 y 2022, surgió la oportunidad de trabajar con los fondos ARPA, a los que les presentamos una serie de propuestas desde el ICP para digitalizar documentos desde el Archivo General, pero enfocados en documentos que están en España, al igual que otros documentos que están en los Estados Unidos y aquí en Puerto Rico, pues también tenemos otras dos propuestas para trabajar en la digitalización de la Biblioteca Nacional y del ICP. Así que estos son los cuatro proyectos con los que estamos trabajando actualmente”, precisó Ayala.

Proceso aprendido de República Dominicana

Ruiz Cortés explicó cómo para este proceso de digitalización utilizaron como guía la labor realizada por República Dominicana, que a su vez los puso en contacto con el Ministerio de Cultura y Deporte de España.

“Antes de nosotros poder lograr esto, ya hubo una conversación en el año 2018 en República Dominicana. Así que cuando firmamos el acuerdo de colaboración, también tuve la dicha de conocer la gestión del Archivo General de la Nación en República Dominicana, dirigido por el doctor Roberto Cassá. Es allí donde este me muestra cómo incorporan un proyecto de digitalización en España, junto con el Ministerio de Cultura y el sistema de archivos y bibliotecas de ellos. Quedé sumamente complacido con lo que ellos estaban haciendo y también asombrado de que nosotros como pueblo, a través del lCP, en algún momento pudiésemos lograrlo”, explicó el director ejecutivo del ICP.

“Acercar” los archivos españoles a la isla

En cuanto a los documentos de España, una de las dificultades que tiene un proyecto como este y que precisamente fue la razón principal por la que se optó trabajar con documentos que están fuera de Puerto Rico, es lo complicado y costoso que resulta viajar hasta España para hacer investigación, donde hay que estar por un periodo de una o dos semanas.

Por tal razón, la archivera general explica que han trabajado de la mano con los directores de archivo en España, quienes les presentaron una selección preliminar dentro de sus amplios archivos españoles, y que abarcan desde el siglo 16 hasta el siglo 20.

“Empezamos conversaciones en el 2021, el año pasado le dimos continuación y dentro de ello pudimos firmar el acuerdo recientemente. Nos enseñaron nuevas vías de qué existe sobre Puerto Rico en archivos que se encuentran en España. Los mismos directores de cada archivo ya habían hecho un proceso de análisis de qué ellos entienden que se puede encontrar sobre Puerto Rico en dichos archivos”, añadió Ruiz Cortés acerca de esa primera fase de buscar e identificar los documentos patrimoniales.

Para lograr este proyecto, el Ministerio de Cultura y Deporte de España y el ICP firmaron el pasado 16 de enero de 2023 un Memorando de Entendimiento que dará las herramientas necesarias para que ambas organizaciones establezcan parámetros de colaboración de beneficio mutuo, a corto, mediano y largo plazo.

“Una de las cosas más importantes que surgió de esta iniciativa es que vamos a poder tener un plan, porque obviamente los fondos que nosotros tenemos son finitos, así que lo que haremos es una muestra y la realidad es que solamente estamos trabajando con cuatro archivos, pero en España hay otros tres archivos que también tienen documentación de Puerto Rico, además de la Biblioteca Nacional de España, que eventualmente habría que ver la manera de cómo los vamos incluyendo”, detalló Ayala.

Los fondos documentales se extienden desde el inicio del siglo XVI hasta mediados del siglo XX y las temáticas abarcan: la Audiencia de Santo Domingo, el Consejo de Indias, cartas de los gobernadores de Puerto Rico y el Cabildo, las Cruzadas, aspectos financieros del Tesoro y Hacienda, el Consejo y la Secretaría de Guerra, asuntos religiosos, repartición de tierras, masonería, asuntos políticos, de relaciones internacionales y turismo de la embajada de España en la isla, entre otros.

“No todos los fondos documentales están procesados, o sea, no están disponibles para el público. Así que esto conlleva una labor de investigación de parte de los mismos archivos para poder ayudarnos y apoyarnos en esta misión que nosotros teníamos. Ellos nos proveen esta lista y luego nosotros visitamos España para poder hacer la selección preliminar de esos documentos”, explicó la archivera general con relación a la visita realizada a principios de enero en la que estuvieron participando junto con los directores para evaluar las colecciones documentales.

Como meta, tendrán hasta diciembre del 2024 para concluir el proyecto y hacerlo público para beneficio y disfrute de Puerto Rico en una plataforma digital. Esa primera fase aspira a incluir la selección final de los documentos, los tratamientos de conservación cuando sea necesario, la descripción de los expedientes, su digitalización, control de calidad y disponibilidad al público a través del repositorio digital del Archivo General de Puerto Rico y la plataforma PARES.

Digitalización: Un proceso lleno de fases

Cuando se habla de digitalización, Ayala especifica que no solamente se trata de capturar un documento con una cámara o con un escáner, sino que hay unos procesos que tienen que realizarse previo a la digitalización, que incluye las fases de la preservación, la descripción y el acceso.

“En España, muchos de los documentos no están del todo descritos ni procesados. Esto quiere decir que, en este modo de intercambio, tendríamos que apoyar ese proceso de descripción de los documentos para que cuando se suban a la plataforma digital, los investigadores lo puedan recuperar de manera rápida y eficiente. Así estaríamos apoyando la preservación, la descripción y el acceso”, explicó.

Los documentos textuales que se están trabajando dentro de esta primera fase, son documentos a manuscrito, pero también se han evaluado planos, dibujos, mapas y algunas fotografías.

“Cuando terminemos de hacer esa selección final, sabremos qué cabe dentro de nuestro presupuesto, porque soñamos en hacer mucho, pero todavía hasta que no tengamos el presupuesto bien organizado, pues podría variar. Pero, la gran mayoría de los documentos que nosotros vamos a estar trabajando son documentos textuales”, agregó la archivera general.

Mientras Ayala enfatiza que el proceso de digitalización tiene numerosas fases, actualmente en el Archivo General, en este proyecto en específico son 12 personas en total -todas mujeres-, que además de ella, incluye: conservadores, técnicos de conservación, metadatos, técnicos de digitalización, técnicos de control de calidad y la gerente de proyecto, así como programadores para hacer el diseño de la base de datos y del repositorio digital. Asimismo, cuentan con apoyo externo para evaluar legalmente los objetos que están trabajando, porque hay algunas colecciones que tienen aún restricciones de derecho o son inciertas, lo que significa que tienen a un abogado y un especialista en el diseño de los servidores donde va a vivir toda esta información.

Beneficio de la digitalización

Desde hace unas décadas se ha establecido que la digitalización, cuando se trabaja desde la perspectiva de la preservación digital, provee la opción de que si el documento original, por alguna razón perece ante un evento atmosférico, un accidente o sean robados, ya se tenga una versión digital de este objeto.

“Obviamente, esto no reemplaza para nada ese objeto original que tiene valor en sí, valor intrínseco por las características que lo hacen. Pero, en este caso, a través del proceso de digitalización podemos tener esta copia de ese documento en caso de que le suceda algo a ese original”, dijo Ayala.

Del mismo modo, la archivera general señaló que este proyecto va a redundar en beneficio a todo el pueblo de Puerto Rico, tanto aquí como fuera del país, a través de la digitalización y del acceso de las plataformas que están desarrollando y a las que le llaman “repositorio digital”, que será el lugar en el que se podrán acceder estos documentos.

Para esta primera fase, los archivos evaluados que mantiene documentación de Puerto Rico incluyen el Archivo General de Simancas en Valladolid, el Archivo General de la Administración en Alcalá de Henares, el Archivo General de Indias en Sevilla y el Centro Documental de la Memoria Histórica en Salamanca.

Aunque el proyecto es muy ambicioso, la cantidad de documentos aún disponibles en los archivos españoles requiere de una inversión continua de fondos y por los menos 10 años para concluir la totalidad de los documentos referentes a Puerto Rico.

“Se está haciendo un trabajo muy, muy óptimo, también de unos estándares federales y universales, donde se puede apreciar, pero también utilizar en cualquier parte del mundo la historia documental de Puerto Rico. Seremos también uno de los pocos países que tienen estos sistemas de archivo digital y, adicional a ello, seríamos la segunda nación que estaría haciendo un trabajo parecido con España, según nos indicaron. Ya República Dominicana está para finalizar y nosotros estamos iniciando”, concluyó Ruiz Cortés.